Organizar un evento corporativo implica tomar múltiples decisiones: elegir el lugar adecuado, definir la agenda, coordinar invitados y, por supuesto, ocuparse de la comida. 

En este punto, el catering para empresas es uno de los aspectos más determinantes, tanto en la experiencia de los asistentes como en el presupuesto global. 

Sin embargo, calcular su precio no siempre es sencillo, ya que entran en juego numerosos factores que conviene conocer antes de solicitar presupuesto.

Qué se incluye en un servicio de catering para empresas

Algunos proveedores únicamente entregan la comida preparada, mientras que otros ofrecen un servicio integral que incluye montaje, menaje, personal de sala, decoración, bebidas, logística y retirada posterior. 

Por tanto, el coste varía enormemente en función de lo que realmente estés contratando.

Por otro lado, es importante tener en cuenta la calidad de la materia prima, la creatividad de los menús y la capacidad del proveedor para adaptarse a las necesidades corporativas. 

No es lo mismo un coffee break sencillo en una oficina que un cóctel de gala en un espacio singular de Madrid con 200 invitados.

Número de asistentes y economías de escala

Uno de los factores que más influye en el precio final es el número de personas que asistirán al evento. 

Cuanto mayor sea el aforo, más fácil resulta optimizar la producción y repartir los costes fijos de transporte, montaje y coordinación.

Sin embargo, en grupos reducidos, esos costes logísticos pesan más, lo que encarece el precio por persona.

Por tanto, es habitual que el precio unitario descienda según aumenta el volumen, aunque siempre existirán mínimos de contratación que conviene confirmar desde el inicio.

Tipo de servicio: desayuno, almuerzo o cóctel

No todos los formatos tienen la misma complejidad ni requieren la misma inversión. 

Un coffee break con café, bollería y fruta fresca será mucho más económico que un cóctel con canapés calientes, estaciones temáticas y camareros en sala.

Por ejemplo, los desayunos corporativos suelen ser la opción más asequible, mientras que los cócteles y almuerzos de gala se sitúan en el rango más alto del mercado. 

En un punto intermedio encontramos los lunches de trabajo, con propuestas de bandejas individuales o buffets sencillos que combinan sabor y practicidad.

Nivel del menú y calidad del producto

Otro aspecto decisivo es la categoría de los ingredientes. 

Un menú elaborado con productos de temporada, ecológicos o de origen local tendrá un precio distinto a otro basado en materias primas más estándar.

Además, incorporar propuestas gourmet ,como mariscos, carnes selectas o quesos con denominación de origen, incrementa el coste, pero también eleva la percepción de calidad del evento. 

Por tanto, conviene reflexionar sobre qué impacto deseas generar en los asistentes y ajustar la elección del menú en consecuencia.

Modalidad de servicio y personal en sala

El número de camareros y cocineros presentes durante el evento es otro factor clave. 

Un servicio con personal de pase, estaciones atendidas y un jefe de producción al mando requiere más inversión que un formato de entrega sin asistencia.

Sin embargo, escatimar en personal puede generar esperas, descoordinación y una experiencia negativa para los asistentes. 

Lo recomendable es calcular al menos un camarero por cada 25–30 invitados en cócteles y un ratio mayor en cenas sentadas o almuerzos formales.

Logística, transporte y horarios

La localización del evento influye directamente en el presupuesto. 

Si se celebra en el centro de Madrid con accesos fáciles, el transporte será más económico que en un espacio alejado o con restricciones de carga y descarga.

Por otro lado, los servicios fuera de horarios habituales ,madrugadas, fines de semana o festivos,suelen llevar recargos. 

También es importante valorar el tiempo disponible para el montaje ya que, si es muy ajustado, se requerirá personal extra para cumplir los plazos, lo que repercute en el precio.

Dietas especiales y personalización

Cada vez más eventos requieren opciones vegetarianas, veganas, sin gluten o sin lactosa. 

Incluir estas alternativas no siempre incrementa mucho el coste, pero sí requiere una planificación extra y, en algunos casos, circuitos de producción separados para garantizar la seguridad.

Si quieres saber más sobre nuestro menús sin gluten, no te puedes perder nuestro post de blog, en el que te lo contamos todo. 

Estacionalidad y antelación

Durante los meses de mayor demanda, como diciembre o junio, los proveedores tienen la agenda más saturada y los precios tienden a ser menos flexibles.

Sin embargo, reservar con antelación permite asegurar disponibilidad y acceder a mejores condiciones.

La planificación es, por tanto, una de las mejores herramientas para optimizar el presupuesto sin renunciar a calidad.

Ejemplos orientativos de presupuestos

Aunque cada evento es único, resulta útil contar con órdenes de magnitud para situarse:

• Coffee break sencillo para 50 personas: desde 20–30 € por persona, con bebidas calientes, bollería y fruta fresca.

• Lunch frío o templado para 80 personas: entre 30–50 € por persona, con entrantes variados, plato principal y postre.

• Cóctel corporativo para 100 personas: a partir de 45–60 € por persona, incluyendo canapés, estación temática, bebidas y personal de sala.

• Cena de gala para 200 personas: desde 70 € por persona, con menú completo servido en mesa, maridaje de vinos, decoración y servicio de protocolo.

Estas cifras son aproximadas y dependen siempre de los detalles del briefing: ubicación, número de invitados, complejidad del menú y extras contratados.

Consejos para optimizar la inversión

• Define con claridad el objetivo del evento, no es lo mismo un desayuno interno que un cóctel con clientes estratégicos.

• Elige productos de temporada: son más frescos y suelen ser más económicos.

• Ajusta el número de raciones: un 5–10 % extra es suficiente para cubrir imprevistos.

• Coordina con el espacio los accesos y recursos técnicos para evitar sobrecostes logísticos.

• Centraliza en un solo proveedor el catering, el menaje y el personal: simplificarás la gestión y reducirás riesgos.

El precio de un catering para empresas en Madrid es el resultado de múltiples factores: desde el número de asistentes hasta el tipo de menú, pasando por la logística, el personal y la estacionalidad. 

Conocer estas variables te permitirá solicitar presupuestos realistas y tomar decisiones informadas.

En Duetto Catering creemos que la gastronomía corporativa es mucho más que un servicio, es una herramienta estratégica para cuidar a tu equipo, impresionar a tus clientes y reforzar tu marca. 

Si necesitas un presupuesto detallado y adaptado a tu próximo evento en Madrid, estaremos encantados de ayudarte a diseñar la propuesta perfecta.