Un presupuesto de catering completo tiene que llevar siempre lo mismo: los datos del evento, el desglose de cada partida con su precio y su IVA, qué cubre el precio por persona, los extras opcionales con su importe, el detalle del menú con alérgenos y las condiciones de contratación. Si una propuesta solo te da una cifra por persona y poco más, no es un presupuesto cerrado: es un punto de partida que crecerá.
El problema es que dos presupuestos con el mismo precio por persona pueden costarte cifras muy distintas al final, según lo que cada uno incluya y lo que deje fuera. Esta guía repasa todo lo que un presupuesto debería contener y dónde aparecen los sobrecostes, para que puedas leer cualquier propuesta, la nuestra o la de otro proveedor, y compararlas sobre la misma base.
Qué debe llevar un presupuesto de catering completo
Antes de mirar el precio, comprueba que la propuesta tiene estas partes. Son las que separan un presupuesto serio de un correo con una cifra suelta:
- Datos del evento. Fecha, horario de inicio y fin, número de personas y dirección exacta. Sin esto, el resto no se puede calcular bien.
- Desglose por partidas. Cada concepto con sus unidades, precio por unidad, IVA aplicado y total. No vale un único número global.
- Qué cubre el precio por persona. Comida, bebida, transporte, montaje, vajilla, menaje y recogida. En eventos servidos, también camareros y barra.
- IVA desglosado por tipo. El 10% de la comida y el 21% de servicios como camareros o mobiliario, separados (lo vemos abajo).
- Extras opcionales con su precio. Mobiliario extra, decoración, cortador de jamón, ampliación de barra. Aunque no los contrates, deben aparecer cotizados.
- Detalle del menú con alérgenos por plato. Lista de platos y los alérgenos de cada uno.
- Condiciones de contratación. Reserva y pago, política de cancelación, plazo para cambios de asistentes, transporte por zonas y requisitos de montaje.
Cuando un presupuesto trae estos siete bloques, te está diciendo que el proveedor tiene sus costes y su operativa ordenados. Cuando falta la mitad, asume que esa mitad llegará después, y normalmente más cara.
Qué cubre el precio por persona (y qué no)
El precio por persona es la cifra que mira todo el mundo, pero solo sirve si sabes qué hay dentro. Un precio por persona completo en catering con servicio incluye la comida y la bebida del menú, el transporte desde la cocina, el montaje en sede, la vajilla y la cristalería, el menaje y la recogida al terminar. En cócteles y eventos servidos se añaden los camareros y la barra.
En Duetto ese precio por persona ya lleva todo eso, y en cóctel suma camareros y barra libre. Lo decimos como referencia para que tengas una vara de medir. Si otro proveedor te da un precio por persona más bajo pero sin montaje, sin menaje o sin recogida, estás comparando dos cosas distintas: te entregan menos servicio por menos dinero. La pregunta útil es siempre la misma: ¿qué tengo que poner yo además de esta cifra?
Por qué un presupuesto serio lleva dos tipos de IVA
En catering no todo tributa al mismo IVA, y un buen presupuesto lo refleja. La comida y la bebida del servicio van al 10%, el tipo reducido de hostelería. Los camareros, el mobiliario de alquiler, las bebidas espirituosas y servicios como un cortador de jamón van al 21%. Una propuesta correcta separa los dos tipos en lugar de aplicar un porcentaje único a todo.
Para que se vea, imagina un cóctel de 50 personas con un cortador de jamón:
| Concepto | Importe | IVA |
|---|---|---|
| Cóctel (50 pax) | 1.750 € | 10% |
| Barra libre | 250 € | 10% |
| Cortador de jamón (servicio) | 200 € | 21% |
| Subtotal | 2.200 € | |
| IVA 10% (sobre 2.000 €) | 200 € | |
| IVA 21% (sobre 200 €) | 42 € | |
| Total | 2.442 € |
El cortador de jamón es la clave del ejemplo. El jamón es producto y va al 10%, pero el cortador es un servicio de personal, así que tributa al 21%. Por eso el presupuesto debe mostrar dos líneas de IVA y decir sobre qué base se aplica cada una.
Señal de alarma: una propuesta con camareros, barra de combinados o mobiliario donde todo aparece al 10%. Te sale más barato en el papel, pero el tipo está mal aplicado, y eso da problemas cuando se emite la factura. Si el comercial no sabe explicarte por qué una línea va al 21%, ya sabes con quién tratas.
Lo que casi siempre se factura aparte
Hay partidas legítimas que rara vez entran en el precio por persona. Que estén fuera no es mala señal. Que no te las adviertan, sí. Estas son las que más sorpresas dan:
- Mobiliario auxiliar: mesas altas, sillas, carpas. Se alquila y va al 21%.
- Decoración floral y ambientación.
- DJ, sonido o iluminación.
- Limpieza profunda del espacio, si el recinto la exige.
- Transporte fuera de zona. Muchos caterings incluyen el transporte en su área cercana y cobran desplazamiento en zonas alejadas. En Duetto, el transporte a Madrid capital y al noroeste va incluido; otras zonas llevan coste de desplazamiento. Pregunta por tu dirección concreta y pide que el coste figure cerrado en la propuesta.
- Parking en Madrid Centro. Si el evento cae dentro de la zona de bajas emisiones, el parking suele correr a cargo del cliente o se añade al presupuesto.
Pide que estas líneas figuren en la propuesta aunque sean opcionales, con su precio al lado. Un proveedor que te las anticipa te ahorra la llamada incómoda de la semana siguiente.
Las señales de un presupuesto poco fiable
Un precio bajo casi nunca es un regalo. Estas son las banderas rojas más habituales:
- No hay desglose. Una cifra global sin detallar qué cubre. Sin desglose no puedes comparar ni reclamar.
- El menaje y la recogida no se mencionan. Suelen ser el coste oculto clásico: o lo pagas luego, o acabas devolviendo tú las bandejas.
- Un solo IVA para todo. Si hay camareros o bebidas espirituosas, parte debe ir al 21%.
- El transporte aparece como “a consultar”. En un evento lejos del centro puede pesar. Que lo cierren antes de firmar.
- No hay mínimo de personas ni condiciones. Un proveedor serio te dice su mínimo (en cóctel con camareros suele ser 50 personas; en lunch o desayuno, 40) y sus plazos.
La letra pequeña que decide el evento
El precio es la mitad del presupuesto. La otra mitad son las condiciones de contratación, y ahí se juega el día del evento. Conviene leer cuatro cosas antes de firmar:
Reserva y pago. Lo normal es un anticipo para bloquear fecha y equipo, y el resto antes del evento. Ese anticipo suele moverse entre el 30% y el 50%, pero varía según el proveedor y el tipo de evento, así que no lo des por sentado: míralo en cada propuesta. Que conste el calendario exacto y el medio de pago. Lo habitual es la transferencia, y por ley no se admite efectivo por encima de 1.000 €. Si un proveedor te pide todo en efectivo, mal empezamos.
Cancelación. Mira la penalización por tramos. Lo habitual es una escala: más antelación, menos penalización; dentro de las horas previas, no se admite, porque a esas alturas el género está comprado y el equipo planificado.
Cambios de asistentes. El presupuesto se calcula para un número de personas. Las variaciones se comunican con margen, normalmente 48 horas antes. Dentro de plazo se ajusta; pasado el plazo, se factura el número confirmado aunque acudan menos.
Montaje y espacio. Pregunta cuánto acceso necesita el equipo. Lo habitual es pedir llegar un par de horas antes, y que el espacio garantice electricidad, agua y sitio. Si el recinto libera tarde, el montaje se complica y a veces se paga personal extra.
La personalización y los alérgenos tienen que estar por escrito
Un buen presupuesto recoge tus peticiones concretas, no solo el menú. Una tortilla sin cebolla, una mantelería de un color, un camarero que hable inglés porque hay invitados extranjeros: si no está escrito en el presupuesto, no está contratado, por mucho que se hablara por teléfono.
Con los alérgenos pasa lo mismo, y es más serio. Pide que la propuesta liste los alérgenos plato a plato y avisa de cualquier intolerancia con al menos 48 horas de antelación. En nuestra cocina central de Valdemorillo trabajamos con un plan APPCC formalizado y procesos separados para preparaciones de alérgicos, pero ese protocolo solo protege si la alergia está comunicada y anotada en la ficha del evento. Un proveedor que no te entrega fichas de alérgenos no puede garantizarte ese control.
Cómo comparar dos presupuestos de forma justa
Lleva ambas propuestas a la misma base antes de decidir. Un método rápido es esta tabla:
| Concepto | Presupuesto A | Presupuesto B |
|---|---|---|
| Precio por persona | ||
| ¿Incluye camareros y barra? | ||
| ¿Incluye menaje y recogida? | ||
| ¿Transporte cerrado a tu zona? | ||
| ¿IVA desglosado (10% y 21%)? | ||
| Fichas de alérgenos | ||
| Extras obligatorios | ||
| Coste real total con IVA |
El número que importa es la última fila, no la primera. Muchas veces el presupuesto que parecía caro por persona termina siendo el más barato una vez sumas todo lo que el otro dejaba fuera. Y al revés: el “barato” se convierte en el caro en cuanto añades menaje, recogida, transporte y el IVA que faltaba.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos de catering
1. ¿Qué debe incluir siempre un presupuesto de catering?
Los datos del evento, el desglose por partidas (concepto, unidades, precio, IVA y total), qué cubre el precio por persona, los extras opcionales cotizados, el detalle del menú con alérgenos y las condiciones de contratación. En eventos servidos, también el coste de camareros y barra. Un presupuesto completo no esconde el servicio dentro de un precio por persona difuso. Si alguno de estos bloques no aparece, conviene pedirlo por escrito antes de firmar: lo que no está en el presupuesto no está contratado.
2. ¿Por qué un presupuesto de catering lleva IVA al 10% y al 21%?
Porque no todo tributa igual. La comida y la bebida del servicio van al 10%, el tipo reducido de hostelería. Los camareros, el mobiliario de alquiler, las bebidas espirituosas y servicios como un cortador de jamón van al 21%. Un presupuesto correcto desglosa los dos tipos y dice sobre qué base aplica cada uno. Si una propuesta con camareros o barra de combinados pone todo al 10%, el tipo está mal aplicado y dará un problema al emitir la factura.
3. ¿Por qué un presupuesto de catering es mucho más barato que otro?
Casi siempre porque cubre menos: entrega sin montaje, sin menaje, sin recogida o sin camareros, o un precio sin IVA que luego sube un 10% o un 21% según la partida. También influye el transporte: si va “a consultar”, el ahorro inicial puede evaporarse al confirmar la dirección. Conviene comparar el coste real total con IVA y todos los extras incluidos, no el precio por persona del primer correo.
4. ¿El IVA está incluido en el precio del catering?
No siempre, y conviene comprobarlo antes de comparar. Muchos presupuestos corporativos muestran los precios sin IVA y lo añaden al final, desglosado por tipo: 10% para menús y 21% para camareros, mobiliario o bebidas espirituosas. Un cóctel a 35 euros por persona más IVA no cuesta 35, cuesta 38,5. Antes de poner dos propuestas una al lado de la otra, asegúrate de que ambas están con IVA o ambas sin él, porque la diferencia cambia el total de forma notable.
5. ¿Es normal que el transporte se cobre aparte en un catering?
Depende de la zona. Muchos caterings incluyen el transporte en su área cercana y cobran desplazamiento en zonas alejadas, porque mover un evento completo (comida, menaje, equipo) no es un viaje cualquiera. Lo que no es habitual en un proveedor serio es que no te lo cierre antes de firmar. Pregunta por tu dirección concreta y pide la cifra del transporte por escrito en la propuesta, no como “a consultar”.
6. ¿Qué penalización tiene cancelar un catering ya contratado?
Lo habitual es una escala por tramos según la cercanía al evento: cuanto más cerca de la fecha, mayor penalización, hasta llegar a las horas previas, en que no se admite cancelación porque el género ya está comprado y el equipo planificado. El porcentaje concreto varía por proveedor. Lo importante es que la política de cancelación figure por escrito en el presupuesto. Si no la recoge, asume que te van a cobrar el importe total ante cualquier imprevisto.
7. ¿Qué pasa si cambia el número de invitados antes del evento?
Se ajusta comunicándolo con margen, normalmente al menos 48 horas antes. Dentro de ese plazo, el presupuesto se recalcula al número real. Pasado el plazo, se factura el número confirmado aunque acudan menos, porque el género ya está comprado y el personal contratado. Por eso conviene cerrar el número definitivo dos o tres días antes: ni demasiado pronto, para no pagar de más, ni demasiado tarde, para poder ajustar. Que la política de cambios figure en el presupuesto te evita sorpresas.
8. ¿Con cuánta antelación hay que pedir presupuesto y reservar un catering?
El presupuesto puedes pedirlo en cualquier momento; un proveedor ágil te lo envía el mismo día con cuatro datos: fecha, número de asistentes, lugar y tipo de servicio. La reserva es otra cosa. Para un evento corporativo urbano, lo razonable es cerrar con 2 o 3 semanas de margen para diseñar menú, cuadrar logística y entregar documentación a Compras. En fechas pico, como junio o diciembre, conviene ampliar ese margen porque la agenda se llena antes.
Con esta lista delante, leer un presupuesto deja de ser cuestión de intuición. Comprueba que lleva los siete bloques, mira los dos tipos de IVA, lee la letra pequeña y suma el coste real total antes que el precio por persona.
Si quieres un presupuesto desglosado partida por partida para tu próximo evento corporativo, escríbenos y lo recibes el mismo día, con menú, alérgenos, transporte e IVA detallado. Puedes ver también nuestros menús de cóctel o el servicio de catering para empresas en Madrid.
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